Como agendar atendimentos por localização

Porque cada agendamento decide o trajeto de amanhã. Agendar quem liga primeiro, no horário que a pessoa pedir, espalha o dia por todo o seu território. Agendar por região mantém cada dia em uma parte da cidade, e assim mais tempo vai para o trabalho pago e menos para o volante.

Mediana de distância economizada ao colocar as paradas na ordem da rota

39%

Mediana de tempo de direção economizado

36%

Rotas de exemplo medidas em estradas reais

48

Esses números vêm das nossas 48 rotas de exemplo de 7 a 12 paradas em estradas reais em 24 cidades, comparando uma ordem aleatória com a otimizada. Agendar por região economiza ainda mais, porque as paradas de cada dia já começam mais próximas umas das outras.

Coloque todos os clientes em um só mapa, encontre os agrupamentos e dê a cada um os seus próprios dias. Uma zona deve comportar mais ou menos um dia de trabalho, não uma fatia fixa do mapa.

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   Coloque seus clientes no mapa

   Importe a lista de clientes do seu app de agendamento ou da sua planilha. No EZRoutePlanner, a importação encontra as colunas de endereço e você escolhe o nome do cliente como rótulo de cada pino.

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   Encontre os agrupamentos

   A maioria das empresas que atendem a domicílio tem bolsões densos: alguns bairros, uma cidade vizinha, o lado da cidade perto de casa. Cada bolsão deve ser uma zona só, não dividido entre duas.

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   Desenhe uma zona por dia de trabalho

   Contorne cada área com o laço e crie uma rota com o nome dela, como Norte, seg/qui. Uma área movimentada pode ter dois dias por semana; as bordas esparsas podem dividir um.

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   Dimensione as zonas por tempo, não por área

   Uma zona densa cobre poucos quilômetros quadrados e uma rural cobre um condado inteiro. O que importa é que cada uma comporte um dia de atendimentos e deslocamentos.

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   Avise os clientes sobre os dias

   Coloque os dias de cada zona na sua página de agendamento ou no seu site, como "Atendemos a zona leste às terças e sextas", para que os clientes escolham entre eles.

Ofereça os dias em que você já vai estar por perto, antes de olhar o resto da agenda. Primeiro veja o endereço; o horário vem depois.

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   Encontre a zona dele

   Pesquise o endereço ou clique nele no mapa e veja entre os pinos de qual zona ele fica.

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   Ofereça primeiro os dias dessa zona

   Dê duas ou três opções de horário nesses dias. A maioria dos clientes aceita uma delas.

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   Confira a rota do dia

   Adicione a parada à rota daquele dia e pressione Otimizar rota. Se ela acrescentar um trecho longo, ofereça o próximo dia dessa zona.

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   Reserve um horário para os mais distantes

   Segure um horário por semana, na ponta do dia da zona mais próxima, para os clientes fora de todas as zonas, ou cobre uma taxa de deslocamento para chegar até eles.

"Estamos no seu bairro às terças e sextas. Fica melhor para você terça de manhã ou sexta à tarde?"

Ordene primeiro as paradas do dia e depois dê a cada cliente um horário que siga essa ordem. Se você define os horários primeiro, o relógio decide a ordem, e nenhum otimizador consegue encurtar um dia cujas paradas precisam seguir uma sequência fixa.

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   Otimize o dia

   Coloque as paradas do dia em uma só rota, defina o início em casa ou na sua base, escolha ida e volta se você termina lá e pressione Otimizar rota.

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   Leia o deslocamento entre as paradas

   Todos os planos mostram a distância de cada trecho, e os planos pagos acrescentam o tempo de direção.

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   Some a duração dos atendimentos

   Some quanto tempo leva cada atendimento. O EZRoutePlanner não agenda atendimentos nem soma o tempo no local, então essa etapa acontece na sua agenda.

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   Acrescente uma folga

   Reserve de 10 a 15 minutos entre um atendimento e outro para estacionar, para um serviço que demora mais e para o trânsito, e mais em cidade grande.

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   Dê janelas de chegada

   Informe a cada cliente uma janela de uma ou duas horas em torno do horário de chegada. Uma janela absorve um serviço longo mais cedo no dia; um horário exato não.

Preencha o buraco com alguém da mesma zona e passe a remarcação para os dias da zona desse cliente. Toda mudança feita dentro de uma zona mantém o dia enxuto; são as mudanças entre zonas que o desfazem.

• Mantenha uma lista de espera curta por zona. Quando abre um horário na terça, a primeira ligação vai para os clientes da zona leste que queriam uma data mais cedo.
• Antecipe um agendamento posterior da mesma zona antes de oferecer o horário vago a alguém do outro lado da cidade.
• Otimize de novo só quando as paradas mudarem. Mesmas paradas, mesma ordem; uma parada nova ou cancelada significa pressionar Otimizar rota de novo e reenviar os horários que mudaram.
• Clientes recorrentes ficam no dia da sua zona. Um cliente fixo a cada quatro semanas é agendado no dia da mesma zona, e planejar rotas de serviço semanais mostra como manter esses dias equilibrados.

Duas tarefas, muitas vezes duas ferramentas: uma agenda ou um app de agendamento que guarda os horários, e um planejador de rotas que guarda o mapa e a ordem. Um software de serviço em campo faz as duas coisas, por um preço mais alto.

Se os clientes agendam sozinhos online e a rota deve acompanhar esses agendamentos, um software de serviço em campo como o Jobber mantém as duas coisas em um só lugar; veja Jobber vs EZRoutePlanner. Se você recebe os agendamentos por telefone ou mensagem, uma agenda mais um planejador de rotas bastam, e quanto custa um software de planejamento de rotas compara as opções.

O método é o mesmo em todo lugar. O que muda é quantos atendimentos cabem em um dia e, portanto, o tamanho que cada zona pode ter.

• [Banho e tosa a domicílio](/for/mobile-pet-grooming): de 5 a 8 banhos e tosas completos por dia, de 1 a 2 horas cada. Um atendimento do outro lado da cidade custa um horário inteiro, então é aqui que os dias por zona pesam mais.
• [Tabeliães móveis](/for/mobile-notaries): de 2 a 5 assinaturas de empréstimo por dia, muitas vezes agendadas no mesmo dia. Veja onde uma oferta cai antes de aceitá-la.
• [Atendimento domiciliar](/for/home-health): de 4 a 7 visitas clínicas por dia, algumas em horário fixo. Ordene as visitas flexíveis em torno das fixas.
• [Inspetores de imóveis](/for/home-inspectors): de 2 a 3 inspeções de 2 a 4 horas. Agende-as na mesma região para que o deslocamento entre elas seja curto.
• [Mecânicos a domicílio](/for/mobile-mechanics): de 3 a 6 serviços por dia, mais as idas para buscar peças, que entram na mesma rota como paradas.
• [Estética automotiva móvel](/for/mobile-detailing) e [limpeza residencial](/for/cleaning-services): poucos serviços longos por dia por equipe, em que um único serviço distante pode atrasar o dia inteiro.