Cómo planificar una ruta desde Google Sheets

No. Google Sheets guarda y ordena texto, pero no sabe dónde está una dirección ni cómo se conectan las calles entre dos direcciones, así que no puede poner las paradas en orden de manejo. Ordenar por ZIP o por nombre de calle junta a algunos vecinos y aun así te hace ir y venir por toda la ciudad.

Eso deja cuatro formas de pasar de una hoja a una ruta. La mayoría de la gente quiere la primera.

Un planificador de rutas necesita una sola cosa de cada fila: una dirección que pueda encontrar en un mapa. Cuando una parada cae en el lugar equivocado, la causa casi siempre está en la hoja, no en el planificador, así que unos minutos aquí te ahorran una vuelta equivocada después.

¿Necesitas una sola columna de dirección? =UNIRCADENAS(", "; VERDADERO; B2; C2; D2&" "&E2) une Calle, Ciudad, Estado y ZIP en Sheets. Cómo combinar columnas de dirección tiene la versión con ARRAYFORMULA en una sola celda que llena toda la columna.

Copiar y pegar. Si toda la dirección está en una columna, puedes pasar de la hoja a una ruta optimizada en más o menos un minuto.

1. 1

   Selecciona la columna de direcciones

   Haz clic en la primera dirección debajo del encabezado y presiona Ctrl+Shift+Flecha abajo (Cmd+Shift+Flecha abajo en Mac) para seleccionar hasta la última fila.

2. 2

   Cópiala

   Ctrl+C, o Cmd+C en Mac.

3. 3

   Pégala en EZRoutePlanner

   Abre el planificador, elige Pegado rápido de varias y pega. Cada dirección se convierte en un pin en el mapa, y puedes revisarlas antes de guardar.

4. 4

   Optimiza

   Crea una ruta con las paradas, define dónde empieza y presiona Optimizar ruta.

Descarga la hoja como archivo e impórtalo. La importación lee las columnas tal como están, así que no hay nada que combinar antes.

1. 1

   Descarga la hoja

   En Google Sheets, elige Archivo → Descargar → Microsoft Excel (.xlsx). Valores separados por comas (.csv) también sirve, pero solo guarda la pestaña en la que estás.

2. 2

   Impórtala

   En EZRoutePlanner, elige Importar hoja de cálculo y suelta el archivo, de hasta 20 MB. La IA encuentra sola las columnas de dirección, incluso cuando calle, ciudad y ZIP están separados.

3. 3

   Elige una etiqueta

   Elige una columna, normalmente el nombre del cliente o del negocio, como etiqueta de cada parada. Los teléfonos, las notas y los precios se quedan en tu hoja.

4. 4

   Revisa los pines

   Cada fila aparece en el mapa antes de guardar nada, y las filas con una coincidencia dudosa aparecen primero para que las corrijas.

Las filas repetidas y las direcciones que ya guardaste se omiten, así que al importar la versión de la hoja de la próxima semana solo se agregan los clientes nuevos. El plan gratis guarda 30 direcciones; los planes de pago guardan de 200 a 10.000.

Presiona Optimizar ruta. EZRoutePlanner deja tu inicio donde está, puede traerte de vuelta ahí en un viaje de ida y vuelta o fijar una última parada, y reordena todas las paradas intermedias en el recorrido más corto que encuentra.

• ¿Más paradas de las que caben en una ruta? Las rutas gratis admiten 30 paradas y las de pago hasta 200. Para varios conductores o días, usa la selección lazo para separar cada zona en su propia ruta; cómo planificar rutas para varios conductores muestra cómo.
• ¿La vas a manejar con Google Maps? La exportación a Google Maps divide una ruta larga en enlaces de 10 paradas, en el orden optimizado.
• ¿Se la vas a enviar a otra persona? Comparte la ruta como enlace o código QR. Se abre en el navegador del teléfono sin app ni inicio de sesión, y cada parada tiene un botón Navegar.

Exporta la ruta optimizada, agrégala a la hoja como una pestaña nueva y busca el número de parada de cada fila. Luego ordena por ese número. Tu hoja conserva todas sus columnas, incluidas las notas y los teléfonos, ahora en el orden en que el conductor hará las visitas.

1. 1

   Exporta la ruta

   En EZRoutePlanner, elige Exportar y descarga Excel o CSV. Cada fila trae Nombre de Ruta, Número de Parada, Etiqueta y Dirección, luego las coordenadas, la distancia desde la parada anterior y un enlace de Google Maps.

2. 2

   Agrégala a la hoja como pestaña

   En Google Sheets, elige Archivo → Importar → Subir, selecciona el archivo y elige Insertar nuevas hojas. Cambia el nombre de la pestaña nueva a Ruta.

3. 3

   Busca cada número de parada

   En una columna vacía de tu lista, usa la fórmula de abajo. Busca el nombre del cliente en la exportación y devuelve su número de parada. Si tu hoja separa los argumentos con comas, cambia cada ; por una coma.

4. 4

   Ordena por número de parada

   Selecciona los datos, elige Datos → Ordenar intervalo → Opciones avanzadas de ordenación de intervalos, marca Los datos tienen una fila de encabezado y ordena por la columna nueva, de la A a la Z.

=XLOOKUP(A2; Ruta!C:C; Ruta!B:B; "No está en la ruta")

=SI.ERROR(INDEX(Ruta!B:B; COINCIDIR(A2; Ruta!C:C; 0)); "No está en la ruta")

¿Planificas varias rutas a la vez? Expórtalas juntas, y la columna Nombre de Ruta indica a qué conductor o día pertenece cada parada. =XLOOKUP(A2; Ruta!C:C; Ruta!A:A; "") llena una columna Ruta, y al ordenar por ruta y luego por número de parada, cada conductor tiene su propio bloque de filas.

Sí, para una lista corta que ya está en orden. Las URL de Google Maps aceptan un inicio (origin), un final (destination) y hasta 9 puntos intermedios (waypoints), así que una fórmula puede unir las filas en un solo enlace de indicaciones. No puede reordenarlas.

=HYPERLINK("https://www.google.com/maps/dir/?api=1&origin=" & URLCODIF(A2) & "&destination=" & URLCODIF(A6) & "&waypoints=" & URLCODIF(UNIRCADENAS("|"; VERDADERO; A3:A5)) & "&travelmode=driving"; "Abrir ruta")

• El enlace sigue las filas. Las recorre de arriba abajo, así que ordena antes la hoja en el orden de la ruta, o el enlace hará zigzag.
• 11 lugares como máximo: el inicio, 9 puntos intermedios y el final. Los enlaces de más de 2,048 caracteres también dejan de funcionar.
• Los navegadores del teléfono conservan 3 puntos intermedios. Abierto en Safari o Chrome en lugar de la app de Maps, el mismo enlace muestra solo 5 lugares.

Si son más, el enlace tiene que convertirse en varios. Cómo agregar más de 10 paradas en Google Maps explica cómo encadenarlos.

Solo si la ruta tiene que armarse dentro de la misma hoja. Los complementos de planificación de rutas de Google Workspace Marketplace escriben columnas de ruta en tu hoja, y Apps Script, la herramienta de scripts de Google para Sheets, puede pedirle al servicio de indicaciones de Google que reordene una lista de puntos intermedios. Los dos funcionan, con sus pros y contras:

• Acceso a tus datos. Un complemento pide permiso para ver y editar las hojas de cálculo en las que se usa, y muchos envían las filas a su propio servicio. Lee la pantalla de permisos antes de hacer clic en Permitir.
• Los límites y los precios cambian. Los topes de paradas, las ejecuciones al mes y los planes de pago varían según el complemento y cambian a menudo, así que revisa su página en el Marketplace antes de armar una rutina con uno.
• Apps Script es código que mantienes tú. Su servicio de Maps tiene una opción setOptimizeWaypoints que reordena las paradas, pero el script lo escribes y lo arreglas tú, y Google limita cuánto puede hacer un script cada día.
• Igual no puedes ver la ruta. Una columna de números no te muestra un pin en el pueblo equivocado ni un tramo que se devuelve. Un mapa sí.

Para la mayoría de las listas, un planificador que acepta la hoja tal como está te lleva más rápido: nada que instalar, nada de código y cada parada en un mapa antes de que salga la ruta.

Usa la hoja como lista maestra y el planificador como mapa. Agrega los clientes nuevos a la hoja, importa el archivo actualizado y solo se agregan las filas nuevas.

• Las rutas guardadas se quedan. La ruta del lunes de la semana pasada sigue ahí: agrégale el cliente nuevo y vuelve a optimizar.
• Lleva la ruta de vuelta a la hoja. Una columna Ruta llenada desde la exportación muestra quién visita a cada cliente, ahí mismo en la hoja.
• Archiva a los clientes que hacen una pausa por temporada, para que no estorben hasta que vuelvan.

¿Visitas a los mismos clientes en un ciclo? Cómo planificar rutas de servicio semanales explica cómo darle un día a cada zona, y la página del planificador de rutas para Excel cubre todos los archivos que acepta la importación.