Cómo programar citas por ubicación

Porque cada cita que agendas decide el recorrido de mañana. Si agendas a quien llame primero, a la hora que pida, el día queda repartido por todo tu territorio. Si agendas por zona, cada día se queda en una parte de la ciudad, así que más tiempo se va en trabajo pagado y menos al volante.

Mediana de distancia ahorrada al poner las paradas en orden de ruta

39%

Mediana de tiempo de manejo ahorrado

36%

Rutas de ejemplo medidas sobre carreteras reales

48

Esas cifras vienen de nuestras 48 rutas de ejemplo de 7 a 12 paradas en carreteras reales de 24 ciudades, comparando un orden aleatorio con el optimizado. Agendar por zona ahorra todavía más, porque las paradas de cada día ya empiezan más cerca entre sí.

Pon a todos tus clientes en un mismo mapa, busca las agrupaciones y dale a cada una sus propios días. Una zona debe contener más o menos un día de trabajo, no una porción fija del mapa.

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   Ubica a tus clientes en el mapa

   Importa la lista de clientes desde tu app de reservas o tu hoja de cálculo. En EZRoutePlanner, la importación encuentra las columnas de dirección y tú eliges el nombre del cliente como etiqueta de cada pin.

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   Busca las agrupaciones

   La mayoría de los negocios a domicilio tienen focos densos: unos cuantos barrios, un suburbio, el lado de la ciudad cerca de casa. Cada foco conviene que sea una sola zona, no repartida entre dos.

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   Dibuja una zona por día de trabajo

   Rodea cada área con el lazo y crea una ruta con su nombre, como Norte, lun/jue. Un área con mucho trabajo puede tener dos días a la semana; los bordes dispersos pueden compartir uno.

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   Mide las zonas por tiempo, no por superficie

   Una zona densa abarca unos pocos kilómetros cuadrados y una rural abarca todo un condado. Lo que importa es que cada una contenga un día de trabajos y trayectos.

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   Diles a tus clientes los días

   Publica los días de cada zona en tu página de reservas o tu sitio web, como "Estamos en el lado este los martes y viernes", para que los clientes elijan entre ellos.

Ofrece los días en que ya vas a estar cerca, antes de mirar el resto del calendario. Primero busca la dirección; la hora viene después.

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   Busca su zona

   Busca la dirección o haz clic en ella en el mapa, y mira entre los pines de qué zona queda.

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   Ofrece primero los días de esa zona

   Da dos o tres horarios en esos días. La mayoría de los clientes elige uno de ellos.

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   Revisa la ruta del día

   Agrega la parada a la ruta de ese día y pulsa Optimizar ruta. Si suma un tramo largo, ofrece mejor el siguiente día de esa zona.

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   Reserva un horario para los alejados

   Guarda un horario a la semana, en el borde del día de la zona más cercana, para los clientes que quedan fuera de todas las zonas, o cobra un cargo por traslado para llegar hasta ellos.

"Estamos en tu barrio los martes y viernes. ¿Te queda mejor el martes por la mañana o el viernes por la tarde?"

Ordena primero las paradas del día y luego dale a cada cliente una hora que siga ese orden. Si fijas las horas primero, el reloj decide el orden, y ningún optimizador puede acortar un día cuyas paradas tienen que ir en una secuencia fija.

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   Optimiza el día

   Pon las paradas del día en una sola ruta, fija el inicio en tu casa o tu base, elige un viaje de ida y vuelta si terminas allí y pulsa Optimizar ruta.

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   Lee el trayecto entre paradas

   Todos los planes muestran la distancia de cada tramo, y los planes de pago agregan los tiempos de manejo.

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   Suma la duración de los trabajos

   Suma cuánto dura cada cita. EZRoutePlanner no agenda citas ni suma el tiempo en el sitio, así que este paso se hace en tu calendario.

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   Agrega un margen

   Reserva de 10 a 15 minutos entre un trabajo y otro para estacionar, para un trabajo que se alarga y para el tráfico, y más en la ciudad.

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   Da ventanas de llegada

   Dile a cada cliente una ventana de una o dos horas alrededor de su hora de llegada. Una ventana absorbe un trabajo largo más temprano en el día; una hora exacta no.

Llena el hueco con alguien de la misma zona y pasa la cita reprogramada a los días de la zona de ese cliente. Cada cambio dentro de una zona mantiene el día compacto; los cambios entre zonas son los que lo deshacen.

• Ten una lista de espera corta por zona. Cuando se libera un horario del martes, la primera llamada es para los clientes del lado este que querían una fecha más próxima.
• Adelanta una cita posterior de la misma zona antes de ofrecerle el hueco a alguien del otro lado de la ciudad.
• Vuelve a optimizar solo cuando cambien las paradas. Mismas paradas, mismo orden; una parada nueva o cancelada significa pulsar Optimizar ruta otra vez y reenviar las horas que se movieron.
• Los clientes recurrentes se quedan en el día de su zona. Un cliente habitual cada cuatro semanas se agenda en el día de la misma zona, y planificar rutas de servicio semanales explica cómo mantener esos días equilibrados.

Dos tareas, a menudo dos herramientas: un calendario o una app de reservas que guarda las horas, y un planificador de rutas que guarda el mapa y el orden. El software de servicio en campo hace ambas cosas, a un precio más alto.

Si los clientes reservan solos en línea y la ruta debe seguir esas reservas, un software de servicio en campo como Jobber mantiene ambas cosas en un solo lugar; consulta Jobber vs EZRoutePlanner. Si recibes las reservas por teléfono o mensaje, basta con un calendario y un planificador de rutas, y cuánto cuesta el software de planificación de rutas compara las opciones.

El método es el mismo en todas partes. Lo que cambia es cuántos trabajos caben en un día y, por lo tanto, qué tan grande puede ser cada zona.

• [Peluquería de mascotas a domicilio](/for/mobile-pet-grooming): de 5 a 8 servicios completos al día, de 1 a 2 horas cada uno. Un servicio al otro lado de la ciudad cuesta un horario entero, así que aquí los días por zona importan más que en ningún otro oficio.
• [Notarios móviles](/for/mobile-notaries): de 2 a 5 firmas de préstamos al día, a menudo agendadas el mismo día. Revisa dónde cae una oferta antes de aceptarla.
• [Atención domiciliaria](/for/home-health): de 4 a 7 visitas clínicas al día, algunas a horas fijas. Ordena las visitas flexibles alrededor de las fijas.
• [Inspectores de vivienda](/for/home-inspectors): de 2 a 3 inspecciones de 2 a 4 horas. Agéndalas en la misma zona para que el trayecto entre ellas sea corto.
• [Mecánicos a domicilio](/for/mobile-mechanics): de 3 a 6 trabajos al día más las idas por repuestos, que van en la misma ruta como paradas.
• [Detailing automotriz móvil](/for/mobile-detailing) y [limpieza de casas](/for/cleaning-services): unos pocos trabajos largos al día por equipo, donde un solo trabajo lejano puede atrasar todo el día.