Cómo planificar rutas de reparto (de la hoja de cálculo al teléfono del conductor)

Una hoja de cálculo de reparto necesita una fila por entrega, con un nombre y una dirección completa. Es todo lo que un planificador de rutas necesita para ubicar la parada en un mapa. Los números de pedido, los teléfonos y las notas pueden quedarse en la hoja.

Si la calle, la ciudad y el código postal están en columnas separadas, no necesitas unirlas para usar EZRoutePlanner: su importación encuentra esas columnas sola. Para Google Maps o cualquier otra herramienta, el limpiador de listas de direcciones las une en una línea por parada y elimina los duplicados.

Google Maps planifica una ruta de reparto de hasta 10 lugares: tu inicio más 9 paradas, contando la última. Las recorre en el orden en que las ingresas y nunca las reordena, así que el orden lo calculas tú antes de escribirlas.

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   Ordena la hoja por zona

   Ordena las filas por código postal y luego por calle, para que las entregas cercanas queden juntas.

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   Ingresa el depósito y las paradas

   En Google Maps en una computadora, elige Cómo llegar, ingresa el depósito y haz clic en + Agregar destino por cada parada, copiando las direcciones de la hoja.

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   Arrastra las paradas para formar un circuito

   Arrastra las paradas por sus controles hasta que la ruta recorra la zona sin dar vueltas atrás.

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   Envíala al teléfono

   Usa Enviar indicaciones a tu teléfono, o comparte el enlace y ábrelo en la app de Google Maps. Abierto en el navegador de un teléfono, el enlace conserva solo 3 paradas entre el inicio y el final.

Google My Maps, la otra opción gratuita de Google, importa una hoja de cálculo de hasta 2,000 filas y marca cada dirección con un pin. No las pone en orden de manejo, así que vuelves a armar rutas de 10 lugares a mano. Más en cómo importar direcciones a Google Maps.

Importas toda la hoja en un planificador de rutas, revisas los pines y luego creas y optimizas una ruta para cada conductor o recorrido. Así es el proceso en EZRoutePlanner, donde el plan gratis cubre rutas de hasta 30 paradas.

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   Importa el archivo

   Regístrate gratis y sube el archivo CSV o Excel (hasta 20 MB). La IA encuentra las columnas de direcciones, incluso cuando la calle, la ciudad y el código postal están separados, y tú eliges una columna, como el nombre del cliente, para la etiqueta de cada parada.

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   Corrige las filas marcadas

   Cada fila se busca y se muestra en un mapa de revisión, con las coincidencias dudosas al principio de la lista para corregirlas primero. Las filas repetidas y las direcciones que ya guardaste se omiten.

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   Define el depósito

   Guarda tu depósito, taller o cocina como base para que todas las rutas puedan partir de ahí. Activa Viaje de ida y vuelta si el conductor regresa al terminar el recorrido.

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   Crea una ruta y optimízala

   Selecciona en el mapa las paradas del recorrido, o dibuja un lazo alrededor de una zona, y crea una ruta. Presiona Optimizar ruta: las paradas pasan al orden más corto que encuentre, con el inicio fijo y la distancia de cada tramo a la vista.

El orden importa más de lo que la mayoría cree. En nuestras 48 rutas de ejemplo de 7 a 12 paradas en carreteras reales de 24 ciudades, las paradas que se dejaron en el orden de la lista recorrieron una mediana de 65% más que las mismas paradas optimizadas. Una lista ordenada por número de pedido o por nombre de cliente es casi aleatoria sobre un mapa.

Organiza las rutas de reparto primero por zona: asigna a cada conductor una parte compacta del mapa y luego ordena las paradas de esa zona. Dividir por zona evita que los conductores se crucen en las mismas calles, y así cada ruta se mantiene corta.

• Por zona o código postal. Lo habitual en la mayoría de los negocios de reparto pequeños. Los códigos postales vecinos son un buen primer corte.
• Por día. Si un pedido puede salir cualquier día de esta semana, asigna cada barrio a un solo día en lugar de repartirlo en cinco.
• Por vehículo. Los pedidos voluminosos van en la camioneta y los paquetes pequeños en el auto. Divide primero eso y luego por zona dentro de cada vehículo.
• Por recorrido. Un recorrido de mañana y uno de tarde desde el mismo depósito son dos rutas, cada una optimizada por separado.

La mayoría de los conductores de reparto siguen una lista de paradas en orden y abren cada una en su app de navegación sobre la marcha. Tres formas de dárselas:

• Un enlace de ruta compartido. Cada ruta de EZRoutePlanner tiene un enlace y un código QR. El conductor lo abre en el navegador del teléfono, sin app ni inicio de sesión, ve las paradas en orden y toca Navegar para Google Maps, Apple Maps o Waze. Si editas la ruta, la página muestra el cambio; revoca el enlace cuando termine el recorrido.
• Enlaces de Google Maps. La exportación divide una ruta larga en enlaces de 10 paradas que se encadenan. Indica a los conductores que los abran en la app de Google Maps, no en el navegador.
• Una hoja de ruta impresa. El PDF enumera cada parada con la distancia de cada tramo, y opcionalmente las indicaciones paso a paso. Útil en zonas con señal irregular.

También puedes exportar una ruta a CSV o Excel con números de parada, etiquetas, direcciones y enlaces de Google Maps, lo que facilita cotejar el recorrido con tus pedidos. Más en cómo enviar una ruta al teléfono de un conductor.

Un planificador de rutas sencillo ordena las paradas en un recorrido corto; no gestiona el resto de una operación de reparto. EZRoutePlanner, por ejemplo, no tiene ventanas horarias de entrega, ni comprobante de entrega (fotos o firmas), ni seguimiento por GPS, ni avisos por mensaje u horarios estimados para los clientes, ni capacidad de vehículo. Ordena las paradas por distancia, no por el tráfico en vivo.

• Ventanas horarias. Para una parada que debe hacerse antes de las 10 a. m., optimiza la ruta y luego sube esa parada en el orden, o haz que la ruta empiece cerca de ella.
• Notas y códigos de portón. Las importaciones conservan la dirección y una columna de etiqueta. Pon la nota más importante en la etiqueta (Alvarez, puerta lateral) y deja el resto en una hoja que el conductor pueda ver.
• Comprobante de entrega. Usa la cámara del teléfono o una hoja de ruta impresa con una columna para marcar.
• Capacidad. Si la camioneta se llena antes de terminar el recorrido, divide las paradas en dos recorridos antes de optimizar.

Si manejas decenas de vehículos con ventanas horarias estrictas todos los días, necesitas un software de despacho hecho para eso. Para unos pocos conductores y una hoja de cálculo, los pasos anteriores planifican cada día en minutos. Para ver un día de ejemplo planificado así, mira las páginas de mensajería, floristerías, comidas preparadas y panaderías y entrega de muebles.