Cómo planificar rutas de servicio semanales y recurrentes

Asigna los clientes a los días por zona: divide tu área de servicio en una zona por cada día de trabajo, y todos los clientes de una zona reciben ese día. Un martes que se queda en una parte de la ciudad tiene trayectos cortos entre paradas. Un martes armado con los clientes que llamaron primero cruza la ciudad todo el día, todas las semanas, mientras esos clientes sigan contigo.

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   Pon a todos los clientes en un mismo mapa

   Importa la lista de clientes con la que facturas. En EZRoutePlanner la importación encuentra las columnas de dirección, incluso cuando están separadas, y tú eliges el nombre del cliente como etiqueta de cada parada.

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   Busca agrupaciones naturales

   La mayoría de los negocios de servicio tienen zonas densas: unas cuantas urbanizaciones, un lago, la parte antigua de la ciudad. Cada zona conviene que sea un solo día, no repartida entre dos.

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   Dibuja las zonas

   Cinco días de trabajo son cinco zonas. Rodea cada una con el lazo y crea una ruta con el nombre de su día. Una zona grande puede necesitar dos días; los bordes dispersos pueden compartir uno.

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   Revisa el tamaño de cada día

   Cuenta las paradas y el tiempo en el sitio de cada zona. Si el lunes tiene 28 visitas y el viernes 9, mueve el límite entre ambos.

La duración de las visitas cambia cuántas caben en una zona. Los consejos por oficio están en nuestras páginas de cuidado del césped, servicio de piscinas, control de plagas, limpieza de casas y limpieza de ventanas.

Planifica las visitas quincenales como dos semanas alternadas, una semana A y una semana B. Cada día de servicio tiene dos rutas, Martes A y Martes B. Los clientes semanales van en ambas; cada cliente quincenal va en una. Una parada puede estar en más de una ruta, así que un cliente semanal no hay que cargarlo dos veces.

Equilibra las dos semanas a medida que asignas. Si los clientes quincenales se reparten por igual entre A y B, ambos martes duran más o menos lo mismo y la jornada de la cuadrilla no oscila entre fácil y agotadora.

• Nombra las rutas por día y semana, como Mar A y Mar B, para que nadie haga la que no es.
• Mantén el calendario A/B donde todos lo vean: la pizarra del taller, un calendario compartido o tu app de agenda.
• Los clientes mensuales van en una de cuatro rotaciones, las semanas 1 a 4. Si son pocos, agrega cada uno a mano a la ruta de su semana.

Guarda una ruta por cada día de servicio y haz esa ruta cada semana. EZRoutePlanner no tiene un horario recurrente ni un calendario, así que no pasará a un cliente al martes siguiente por ti. En cambio, la ruta guardada del martes es la agenda: ábrela, revisa los cambios y envíala.

• Planifica con varias rutas guardadas. Un horario semanal son unas 5 rutas, o 10 con semanas A/B. Los planes de pago guardan rutas ilimitadas a la vez, desde $20 al mes; el plan gratis también tiene rutas ilimitadas, guardadas una a la vez.
• El mismo enlace cada semana. El enlace para compartir de una ruta abre la versión actual de la ruta, así que un técnico puede tener Martes A guardada en los marcadores de su teléfono.
• Encuentra rápido el día de un cliente. En Direcciones puedes buscar entre todos los clientes guardados y filtrar por ruta, para ver en qué día está cada uno.
• Archiva a los clientes que pausan por la temporada, para que no estorben hasta que vuelvan.

Pon al cliente nuevo en el día cuya ruta ya pasa más cerca de él. Mira dónde cae su pin entre las rutas de colores, agrégalo a esa ruta y vuelve a pulsar Optimizar ruta. Quedará en el lugar del orden donde sume menos distancia extra, que pocas veces es el final de la lista.

1. Agrega la dirección buscándola, pegándola o con un clic en el mapa.
2. Busca la ruta más cercana. Su pin queda entre las paradas de un día, o entre dos.
3. Agrega y vuelve a optimizar. Agrega la parada a esa ruta y optimiza. Compara la distancia total antes y después.
4. Cuida la duración del día. Si ese día ya está lleno, prueba con el siguiente más cercano antes de apretarlo.

Si un cliente nuevo queda lejos de todas las rutas, conviene saberlo antes de cotizar. La distancia de cada tramo muestra lo que cuesta realmente llegar hasta él: inclúyelo en el precio, o reserva el hueco hasta que esa zona tenga más clientes.

Absorbe el día perdido en los días vecinos con una ruta puntual y deja intactas las rutas habituales. Rodea con el lazo a los clientes que no se atendieron junto con los clientes propios del día de recuperación, crea una ruta temporal, optimízala y bórrala cuando termine la semana. La semana siguiente, las rutas guardadas estarán exactamente como estaban.

• Divide un día perdido grande. Manda la mitad más cercana a la zona del miércoles al miércoles y el resto al jueves, cada parte como su propia ruta de recuperación.
• Los feriados se conocen de antemano. Arma las rutas de recuperación la semana anterior y avisa a los clientes su nuevo día.
• Mantén las semanas A y B en su lugar. Un día de lluvia no cambia qué semana es cuál; el martes siguiente sigue siendo el que marca el calendario.

Vuelve a trazar las zonas cuando la lista de clientes se haya desviado: normalmente una vez por temporada, o después de varias altas o bajas. Agregar clientes de a uno mantiene compacta cada ruta, pero con los meses los días se desequilibran.

¿Tienes más de una cuadrilla? Divide la zona de cada día entre las cuadrillas igual que dividiste la semana; planificar rutas para varios conductores lo explica.